Трудовая книжка – это документ, который является одним из основных вещей для каждого работника. Она представляет собой особый лист, на котором оформляются все новые сведения о трудовой деятельности работника, такие как название работодателя, даты приема и увольнения, общие сведения о работе, причины перехода к другому работодателю и многое другое. Каждый работодатель обязан выдавать и возвращать трудовую книжку при приеме на работу и увольнении (если только работник отказывается возвращать её в заданное время или при окончании трудового договора).
Оформление трудовой книжки проводится в соответствии с общими правилами ведения трудового журнала. Трудовую книжку можно оформить на бумажном бланке, приобретенном в специальных магазинах или оформить её электронно. В последние годы все больше работодателей предпочитают использовать электронные трудовые книжки. Это новое направление в сфере трудовых отношений, которое было введено в 2019 году.
Особенности электронных трудовых книжек заключаются в том, что сведения о трудовой деятельности работника вносятся в специальную систему работы с трудовыми книжками, которая находится в распоряжении работодателя. Ведение трудовой книжки в электронной форме позволяет работникам легко и быстро получить доступ к своим трудовым сведениям через интернет. Кроме того, электронная трудовая книжка устраняет проблемы, связанные с оформлением и внесением изменений в сведения о работнике и работодателе, так как в любой момент можно исправить или изменить нужные данные.
Как оформить трудовую книжку
Изменение ведения трудовых книжек
С 2020 года введены изменения в порядок ведения трудовых книжек, связанные с переходом на электронную форму ведения трудовых книжек. В случае изменения должности, ФИО, образования, сведений о работодателе или других данных, необходимо внести соответствующие изменения в трудовую книжку.
Какие изменения подлежат внесению в трудовую книжку
В трудовую книжку подлежат внесению следующие изменения:
| Изменение | Как изменить | Кто должен изменить |
|---|---|---|
| ФИО | Написать письменное заявление и предоставить официальные документы подтверждающие изменение | Сотрудник |
| Должность | Оформить приказ о решении о назначении на новую должность и прикрепить его к трудовой книжке | Работодатель |
| Образование | Предоставить официальные документы, подтверждающие получение нового образования | Сотрудник |
| Сведения о работодателе | Оформить приказ о перемещении на новое место работы и прикрепить его к трудовой книжке | Работодатель |
В случае совместительства или работы у разных работодателей, каждый из работодателей должен вести трудовую книжку по своему образцу, которому должен соответствовать бланк трудовой книжки.
Как заполнить трудовую книжку
При заполнении трудовой книжки необходимо указывать следующую информацию:
| Сведения | Как заполнить |
|---|---|
| ФИО работника | Указать полное ФИО сотрудника без сокращений |
| Дата принятия на работу | Указать дату начала работы сотрудника в формате ДД.ММ.ГГГГ |
| Должность | Указать наименование и код должности согласно ТК РФ |
| Сведения о работодателе | Указать полное наименование и место нахождения организации |
| Сведения о трудовом договоре | Указать дату заключения трудового договора и его номер |
Также, в трудовую книжку нужно вносить сведения о промежуточных изменениях в трудовом договоре, например, о переводах, отпусках, увольнениях и т.д.
Ответственность за ведение и правильное заполнение трудовых книжек лежит на работодателях. Работодатель должен заполнить трудовую книжку работника сразу после его приема на работу, заверить ее индивидуальной подписью и печатью организации в случае бумажной формы.
Если работодатель отказывается сделать трудовую книжку или в случае проблем с заполнением, сотруднику следует обратиться к инспекции труда или другим правоохранительным органам для решения данной проблемы.
Необходимость в трудовой книжке
Учет должностей и трудовые перемены
В трудовой книжке отражаются все должности, на которых работник состоял, а также изменения в трудовых отношениях: переход на новую должность, изменение должностных обязанностей, смену работодателя при сохранении трудоустройства и другие трудовые перемены.
Возможность контроля соответствия положениям закона
Трудовая книжка является доказательством факта трудовых отношений и служит основанием для защиты прав и интересов работника в случае возникновения споров с работодателем. В случае, когда работник настаивает на должности, не соответствующей его квалификации, трудовая книжка может стать веским аргументом.
В настоящее время существует два варианта оформления трудовой книжки: бумажный и электронный. Бумажная трудовая книжка заполняется вручную на специальных бланках, содержащих листы с вкладышами. Электронная трудовая книжка, в свою очередь, введена в 2019 году в качестве новшества в сфере трудового учета.
Электронная трудовая книжка имеет ряд особенностей по сравнению с бумажным вариантом. Во-первых, оформлять и заполнять ее можно только через официальный портал Госуслуг. Во-вторых, работник может самостоятельно выбрать порядок и правила вносения записей об изменении своего трудового статуса. В-третьих, электронную трудовую книжку можно в любой момент восстановить и получить копию.
Однако не все работодатели готовы перейти на электронную форму учета трудовых книжек. В некоторых случаях работодатель может отказаться от оформления электронной трудовой книжки и предоставить только бумажный вариант.
Тем не менее, независимо от формата, все работники обязаны иметь трудовую книжку, которую работодатель выдает при увольнении из предыдущей работы и которая возвращается при получении нового места работы.
Если у вас возникла проблема с получением или оформлением трудовой книжки, вам следует обратиться в органы ведения учета трудовых отношений или в территориальный орган Роструда.
В целом, трудовая книжка является важным документом, который отражает всю трудовую и профессиональную историю работника. Она необходима для подтверждения стажа работы и образования, а также для учета трудовых перемещений. Таким образом, трудовая книжка является неотъемлемой частью жизни каждого работника и обязательна для заполнения и хранения.
| Особенности трудовой книжки | Особенности электронной трудовой книжки |
|---|---|
| Заполняется вручную на бумажных бланках | Оформляется и заполняется только через официальный портал Госуслуг |
| Выдается работодателем при увольнении | Можно в любой момент восстановить и получить копию |
| Содержит записи о трудовом стаже и должностях | Работник может самостоятельно выбирать порядок и правила внесения записей |
Порядок получения трудовой книжки
Особенности оформления трудовой книжки:
1. Вкладыш в трудовую книжку подлежит внесению бумажной копии:
-уведомления о назначении на новую должность или изменении должности;
-документа, подтверждающего работу на другой должности;
-сведений о факте совместительства.
2. В случае увольнения работника из должности, права на вкладыши в трудовую книжку предоставляются работникам в порядке и по форме, предусмотренным для трудовой книжки.
3. Вкладыши в трудовую книжку оформляются в соответствии с требованиями, предусмотренными для вкладышей в трудовую книжку. Они подписываются и прошиваются таким образом, чтобы они не отсоединялись от трудовой книжки работника.
4. Трудовые книжки, взятые на руки, использовать в работе не допускается.
5. Значение важно обратить внимание и на следующие моменты:
-основные новшества, внесенные в трудовой кодекс в 2019 году;
-какие изменения в ведении и оформлении трудовой книжки включены в новшества;
-преимущества и особенности работодателей и работников при оформлении трудовой книжки.
Во избежание проблем с внесением записей в трудовую книжку, необходимо следовать следующим рекомендациям:
1. В случае ошибки в ведении трудовых книжек, должно быть принято решение о внесении соответствующих изменений в ходе оформления заключительных строк трудовой книжки.
2. В случае возврата трудовой книжки, сделанной по образцу 110, работодатель возвращает работнику трудовую книжку с исправлениями или оформляет новую трудовую книжку.
3. Проблемы с трудовыми книжками иногда решаются посредством подачи заявления работником в районную инспекцию труда на оформление новой трудовой книжки.
На сегодняшний день крупные трудодневестирующие ресурсы в своей рассылке раазмещают бланки для приобретения индивидуальными предпринимателями трудовой книжки по индивидуальным заказам.
Документы для оформления трудовой книжки
Для оформления трудовой книжки необходимо заполнить соответствующие бланки, которые выдавать работодатель. Когда работник переходит к новому работодателю или меняет должность, ему можно оформить также книжку с вкладышами, которые будут содержать записи о предыдущих местах работы.
С 2019 года было решено внести изменения в действующие положения о трудовой книжке. Теперь работодателям разрешено использовать электронные формы ведения трудовых книжек. Электронную книжку можно приобрести у предпринимателей, которые рассылают бланки и вкладыши по запросу. Однако, работодатель не может отказываться от выдачи бумажной книжки, если сотрудник просит ее оформить.
При увольнении работник должен получить копию заполненной трудовой книжки для внесения сведений о пройденных местах работы. Если записи отсутствуют, работник имеет право получить трудовую книжку с вкладышами в любое время. При изменении должности или внесении других сведений, работник обязан вернуть книжку работодателю, который возвращает ее после заполнения.
Для заполнения трудовой книжки нужно предоставить следующие документы:
1. Заявление на оформление трудовой книжки
Заявление обычно подписывается работодателем, но иногда может быть инициировано сотрудником, особенно если он хочет иметь электронную трудовую книжку.
2. Свидетельство о рождении или паспорт гражданина РФ
Документ, удостоверяющий личность работника.
3. Трудовой договор или контракт
Трудовой договор или контракт с указанием должности и условий труда.
4. Документы об образовании и квалификации
Документы, подтверждающие образование, курсы повышения квалификации, сертификаты о прохождении тренингов и т.д.
При оформлении трудовой книжки работник несет ответственность за достоверность предоставленных сведений. При использовании электронной формы книжки, работник должен быть готов предоставить все необходимые документы для заполнения.
Где получить трудовую книжку
В современных условиях получить трудовую книжку можно не только на работодателе, но и в электронном виде.
Если речь идет о бумажной трудовой книжке, то ее можно получить на предприятии, где вы трудитесь. В случае совместительства, когда человек занимает несколько должностей, трудовую книжку должен выдавать работодатель, на территории которого он заполняет больше половины рабочего времени.
При увольнении к работнику трудовую книжку должен вернуть работодатель, главным образом, чтобы записать в нее новые данные о проработанном на предприятии времени.
С электронными трудовыми книжками все несколько порядок иначе. В 2020-2021 годах в России ввели новые правила, которые предусматривают ответственность за ненадлежащее ведение электронных трудовых книжек. Так что работнику стоит быть особенно внимательным и ответственным в данном случае.
В электронной трудовой книжке ведется учет сведений о работнике, его ФИО, профессии и других данных. Трудовую книжку выдает работодатель на определенную организацию, которая занимается ее переходом на электронную форму.
Если возникают проблемы с электронной трудовой книжкой, работнику можно обратиться к организации, которая занимается внесением сведений в нее. В случае отказа работодателя выдать трудовую книжку, можно решить эту проблему путем заполнения бланка, который соответствует действующим положениям образца бумажной трудовой книжки.
Иностранному работнику трудовую книжку можно получить у работодателя, если тот взятую взамен на уже заполненные листы (порядок внесения изменений)
Во многих случаях необходимость в трудовой книжке может возникнуть при приёме на работу или переходе на новую должность. Поэтому, чтобы не сталкиваться с проблемами, связанными с оформлением трудовых отношений, стоит заблаговременно разобраться с особенностями получения трудовой книжки.
В случае аутсорсинге организации, к которой вы прикреплены, оплачивает услуги агентства по трудоустройству и в этом случае они обязаны получить и выдать вам трудовую книжку.
Кому сдать трудовую книжку и когда сделать это — решить вопросы, которых вы хотели заранее. Некоторые работники удивляются, когда, получив от своего работодателя бумажную книжку, на следующий же день в электронной версии на сайте «Trudvsem» есть записи или выходит дата на сутки раньше.
В частности, правила по составлению электронной книжки определяют, что получена отводная книжка — это электронная версия, составленная по данным бумажных. Поэтому, считается правильным делать несколько дней между получением книги в бумажной версии и по последующеи заполнению электронной версии на сайте «Trudvsem», чтобы обновить данные и внести данную запись. .
Заполнение бумажной трудовой книжки является обязанностью работодателя. Он обязан правильно заполнить все поля и внести все необходимые сведения о работнике и выплаченной ему заработной плате. Поэтому, при приеме на работу или при увольнении следует обязательно проверять, нет ли ошибок или пропусков в заполнении.
Если ошибка все же обнаружена, работник вправе потребовать исправить ее, поскольку это обязанность работодателя.
Рекомендуется хранить электронную трудовую книжку на электронных носителях, а бумажную трудовую книжку следует хранить на протяжении всего трудового отношения. В случае утери, повреждения или уничтожения трудовой книжки, работодатель вносит информацию в ЭТК о потерях или повреждении трудовой книжки.
Обратите внимание, что электронная трудовая книжка обладает несколькими особенностями по сравнению с бумажной книжкой. В частности, электронная трудовая книжка хранится и ведется в электронном виде, что облегчает доступ к информации о работнике. Также, в электронной книжке отсутствует лист 4, а также дневник записи.
Итак, вся информация, касающаяся получения трудовой книжки, направлена на то, чтобы работник понимал, какую трудовую книжку он должен взять и заполнить, а также в каких случаях требуется заявление о внесении изменений.